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Un organisme candidat à l'agrément ne disposant pas encore des moyens d'essais requis peut-il néanmoins déposer son dossier auprès de la DIRECCTE ?
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Oui. Il doit cependant préciser quels moyens d'essais il mettra en œuvre dans son atelier. Avant de délivrer l’agrément, la DIRECCTE s’assurera que ces moyens ont effectivement été mis en place et répondent aux exigences réglementaires.
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1 bis
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Lorsqu'un organisme se dote de nouveaux moyens d'essais, ou fait procéder à la mise à niveau de ses moyens existants, comment la vérification de conformité d'un tel moyen doit-elle être organisée ?
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S'agissant d'une nouvelle génération d'agréments, les organismes doivent se doter de moyens d'essais, adaptés aux chronotachygraphes numériques (annexe II de la circulaire du 18/01/2005).
Dans le cas d'un organisme qui dispose déjà d'un moyen d'essai compatible avec les chronotachygraphes analogiques, il est possible qu'une mise à jour de ce moyen soit proposée par son constructeur, pour le rendre compatible avec les chronotachygraphes numériques. Dans ce cas, cette mise à jour doit avoir fait l'objet d'un certificat d'approbation délivré par le LNE.
- Si l'opération de mise à jour ne porte que sur le logiciel, elle doit être réalisée par le bénéficiaire du certificat d'approbation et la DIRECCTE qui instruit la demande d'agrément (ou la DIRECCTE qui effectue une visite de l'atelier secondaire concerné) vérifie que l'identifiant du logiciel implanté est bien celui qui est mentionné sur le certificat d'approbation.
- Si cette mise à jour est constituée par le remplacement complet du dispositif amovible comportant les fonctions de variateur de vitesse, ce dispositif doit avoir fait l'objet avant sa mise en service et conformément à sa décision d'approbation, d'une vérification primitive sanctionnée par la DIRECCTE du constructeur ou de son représentant. La DIRECCTE qui instruit la demande d'agrément (ou la DIRECCTE qui effectue une visite de l'atelier secondaire concerné) vérifiera que le dispositif amovible a fait l'objet de la vérification primitive prévue et que le carnet métrologique du moyen d'essai a également été mis à jour.
Cette mise à jour et le contrôle effectué par la DIRECCTE dans le cadre de la procédure d'agrément ne remplacent pas la vérification annuelle du moyen d'essai qui devra être réalisée à l'échéance initialement prévue.
Dans le cas d'un organisme qui se dote d'un nouveau moyen d'essai complet, le contrôle de conformité et la vérification du banc complet doivent être réalisés avant sa mise en service.
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Un organisme doit-il disposer d'une piste de 20 m, de 200 m ou autre pour effectuer la vérification annuelle de son banc d'essai ?
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En ce qui concerne la vérification annuelle du banc, voir la circulaire du 18/01/2005 annexe II.
En ce qui concerne la mesure du paramètre l au sol, durant les essais d'inspection, une piste est nécessaire si le banc n'a pas de fonction de mesure du l au sol ; la longueur de la piste à prévoir correspond au moins à la distance couverte par 5 tours de roue de l'essieu moteur (voir annexe II de la circulaire du 18/01/2005, 2ème §).
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Un organisme candidat à l'agrément doit-il joindre à son dossier de demande d'agrément le numéro d'enregistrement de sa déclaration délivré par la CNIL ?
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Non. Lors du dépôt de dossier, l'organisme doit justifier du dépôt de sa déclaration - par exemple, la copie de la lettre d'envoi de sa déclaration (16e tiret annexe I de la circulaire du 18/01/2005). Il transmettra à la DIRECCTE le numéro d'enregistrement de sa déclaration lorsqu'il en disposera, avant que l'agrément ne puisse être délivré.
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3 bis
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Un nouvel organisme qui ne dispose pas encore d'un extrait de son inscription au registre du commerce peut-il néanmoins déposer une demande d'agrément auprès de la DIRECCTE ?
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OUI, s'il peut présenter la preuve de l'identification de sa société, de ses statuts et d'un document attestant que l'inscription au registre du commerce est en attente de publication.
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Un organisme doit-il obligatoirement faire appel à un organisme de formation pour son responsable technique et de la sécurité et ses techniciens ?
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Non. Les seules obligations sont de former le personnel, de préciser dans les dossiers individuels de chaque intervenant le contenu des formations suivies et de maintenir leurs compétences.
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La norme NF EN 45004 est citée à l'article 16. de l'arrêté du 07/07/2004, or elle vient d'être annulée. Quel référentiel sera applicable aux organismes ?
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La norme NF EN 45004 est remplacée par la norme NF EN ISO/CEI 17020.
Les textes des deux normes sont identiques à la numérotation des paragraphes près (en pratique : pour les paragraphes numérotés de 4 à 17 dans la NF EN 45004, les paragraphes correspondants dans la NF EN ISO/CEI 17020 portent les numéros 3 à 16).
Par principe, qu’une norme soit annulée ou modifiée, c’est toujours la version en vigueur au moment de la signature de portée réglementaire qui s’applique.
Dans le cas présent, une mise à jour de la référence figurant dans l'arrêté sera faite ultérieurement, mais, d’une part, la conformité à la norme n’est exigible qu’au moment du renouvellement de l’agrément, et, d’autre part, il n'en résultera aucune modification du contenu des exigences à respecter.
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Quel est le niveau de sécurité qui doit être appliqué aux locaux ? Quels moyens pourront être acceptés ?
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Les exigences de sécurité sont issues de la politique nationale de sécurité qui a été validée au niveau européen. Les organismes agréés pour l'installation et l'inspection des chronotachygraphes numériques doivent assurer la protection du système chronotachygraphe dans son ensemble et préserver la confidentialité des données. Aucune description universelle des moyens à mettre en œuvre ne peut être fixée, car il faut tenir compte de la configuration de chaque atelier et y adapter les exigences. Toutefois, il faut retenir que :
- les cartes d'atelier, les poinçons, les plaquettes d'installation vierges doivent être stockées de manière sécurisée sous le contrôle du responsable technique et de la sécurité (ou de son correspondant local) ; un local clos à accès restreint, contenant une ou plusieurs armoires fortes peut répondre à cette attente ;
- le stockage des UEV (en attente de montage ou après dépose) doit être contrôlé ;
- les locaux ou les zones où sont réalisées les opérations d'installation, d'inspection, de téléchargement doivent faire l'objet de mesures visant à garantir la protection des cartes d'atelier durant leur utilisation, ainsi que la confidentialité de leur code PIN ; des dispositions doivent aussi être prises pour empêcher l'accès de cette zone pendant le déroulement des opérations réglementées ; ces mesures peuvent par exemple comprendre : l'isolement de l'atelier vis à vis des tiers non autorisés pendant la réalisation d'opérations sur des chronotachygraphes numériques ; pour les ateliers dont les locaux accueillent d'autres activités que le chronotachygraphe numérique, la construction de murs ou la pose de cloisons opaques légères ou mobiles ou l'usage durant la période de travail de rideaux (autres que les rideaux de la cabine du véhicule), d’une hauteur suffisante quelle que soit la position de l’UEV dans l’habitacle, pour masquer le déroulement des opérations, complétés par un panneautage adapté et l'organisation des circulations dans l'atelier, … L'usage d'une simple délimitation au sol ou de la pose seule de chaînes de séparation, même accompagnées de panneaux de restriction d'accès ne saurait satisfaire les exigences de sécurité.
Dans tous les cas, le candidat à l'agrément doit décrire précisément dans son dossier de demande les mesures qu'il propose de mettre en œuvre, afin que la DIRECCTE puisse les étudier.
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6 bis
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Un opérateur en cours de formation au sein d'un organisme peut-il entrer dans la zone sécurisée de l'atelier ? Dans quelles conditions cela peut-il être permis ?
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Un apprenti en formation peut réaliser certaines actions sous le contrôle d'un technicien (article 9 de l'arrêté du 7 juillet 2004).
Sous couvert de cette disposition, l'apprenti peut donc entrer dans la zone sécurisée de l'atelier, accompagné et sous la responsabilité d'un technicien de l'organisme, titulaire d'une carte d'atelier.
Les dispositions de sécurité restent pleinement applicables. L'apprenti doit les respecter. A aucun moment le technicien qui l'accompagne ne doit lui divulguer son code PIN.
Les organismes doivent formaliser les autorisations et les modalités d'accès pour cet agent en formation. Ces dispositions doivent être communiquées à la DIRECCTE avant leur mise en application.
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Pour l’application du 2ème alinéa du § 6.1 de la circulaire (mention des responsabilités liées à la sécurité dans les contrats de travail), un document signé par l’employeur et par l’agent concerné est-il suffisant ?
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Oui.
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Comment les organismes peuvent-ils obtenir une copie des certificats d'homologation délivrés pour les chronotachygraphes numériques (ou pour parties de ceux-ci) ?
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Chaque organisme doit disposer d'une copie des certificats d'homologation des chronotachygraphes numériques qu'il installe et inspecte (annexe I de la circulaire du 18/01/2005). Les certificats délivrés par la France sont disponibles sur le site Internet du Bureau de la métrologie dans la rubrique "Approbations". Les certificats d'homologation délivrés dans d'autres pays peuvent être obtenus soit auprès des fabricants des instruments (ou de leur représentant en France), soit auprès des autorités qui ont délivré ces certificats.
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Est-il nécessaire que les organismes disposent des certificats d'homologation des chronotachygraphes numériques traduits en français ?
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Le modèle des certificats étant fixé pour tous les Etats membres (règlement CE n° 1360-2002 art 2, modifiant le règlement CEE 3821/85, notamment son annexe II), il n'est pas nécessaire de disposer d'une traduction en français des certificats d'homologation des chronotachygraphes numériques. Par contre, les organismes doivent disposer de la documentation technique rédigée en français, nécessaire à l'accomplissement des opérations couvertes par leur agrément.
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Quelles sont les conditions et caractéristiques particulières applicables aux registres informatisés ?
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Ces registres doivent comprendre au moins toutes les rubriques prévues par l'arrêté du 07/07/2004. Si d'autres renseignements sont ajoutés par l'organisme, ils ne doivent pas présenter d'ambiguïté avec les rubriques précitées. L'organisme doit prévoir des dispositions de sauvegarde permettant de garantir la pérennité et l'accessibilité (notamment aux agents de la DIRECCTE chargée de la surveillance) aux informations que ces registres contiennent, pendant toute la période fixée par l'article 13 de l'arrêté du 7 juillet 2004.
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Les organismes doivent-ils sauvegarder régulièrement les enregistrements informatiques réalisés au titre de l'arrêté du 7 juillet 2004 (registre, données téléchargées des UEV et cartes d'atelier…)
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Les organismes doivent assurer la conservation des informations figurant dans le registre et des données téléchargées conformément aux durées fixées par l'arrêté du 7 juillet 2004 (art 13). La pérennité de ces données nécessite la mise en œuvre de sauvegardes dans des conditions de réalisation et de sécurité qui doivent être indiquées par les organismes.
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Un technicien d'un organisme agréé peut-il exercer son activité à temps partagé avec une autre activité non réglementée, dans l’organisme ou dans une autre société ?
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Oui, sous réserve que cette seconde activité ne soit pas en contradiction avec les exigences réglementaires (arrêté du 07/07/2004 - article 6) pour être technicien. Par exemple, il ne peut pas être chauffeur pour une entreprise de transport, ni exercer une activité en rapport avec le commerce des véhicules.
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Un technicien d'un organisme agréé peut-il être également technicien d'un autre organisme agréé ?
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Non. C'est explicitement interdit par le 1er alinéa de l'article 9 de l'arrêté du 07/07/2004 et il ne peut disposer que d'une seule carte.
Un technicien ne peut exercer l'activité de technicien dans plusieurs ateliers que dans le cas où ces différents ateliers font partie du même organisme et sont couverts par la même décision d'agrément qui doit prévoir ce cas particulier.
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Un technicien d'un atelier doit-il également disposer d'une carte de conducteur pour déplacer et convoyer les véhicules de ses clients ?
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La carte d'atelier permet de réaliser et d'enregistrer des activités de conduite. Il n'est donc pas nécessaire pour un technicien de disposer d'une carte de conducteur.
Cette caractéristique ne l'autorise pas pour autant à effectuer des activités de transport (par ex le transport de pièces pour le compte de l'atelier) au moyen de sa carte d'atelier.
Lorsque la carte d'atelier est utilisée pour le convoyage de véhicules dans le cadre des opérations d'installation ou d'inspection, la sécurité de cette carte et la confidentialité du code PIN de son détenteur doivent être assurées.
En outre, le fait de disposer d’une carte de conducteur, qui est destinée aux activités de transport réglementées par le règlement n°561/2006 est de nature à mettre en doute l’indépendance de l’organisme, telle qu’elle est exigée par l’article 6 de l’arrêté du 07/07/2004.
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Un technicien d'un organisme agrée, attaché à un atelier, pourra-t-il intervenir dans un autre atelier du même organisme ?
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Oui, sous réserve que cette disposition ait été spécifiée dans l'agrément, comme prévu par l'article 9 (dernière phrase du 2ème alinéa) de l'arrêté du 07/07/2004.
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A cette fin devra-t-il disposer de plusieurs cartes ?
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Non. Un technicien ne peut avoir qu'une seule carte d'atelier. L'organisme doit prévoir dans ses procédures les dispositions nécessaires à la gestion et au respect des exigences de sécurité des cartes d'atelier pour ce cas particulier et, conformément à l'article 9 de l'arrêté du 07/07/2004, les dispositions particulières seront précisées dans la décision d'agrément.
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Le responsable technique et de la sécurité d'un organisme peut-il également être technicien et disposer d'une carte d'atelier ?
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Oui. Cependant, les différentes fonctions doivent être formalisées séparément dans l'organisation et les obligations et responsabilités doivent être décrites et mises en œuvre conformément aux dispositions des articles 8 et 9 de l'arrêté du 07/07/2004.
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Un technicien de l'organisme agréé est absent. Est-il possible de confier sa carte d'atelier à un autre opérateur pour poursuivre l'activité de l'organisme ?
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Non. La carte d'atelier est personnelle et personnalisée. Le code personnel d'identification (PIN) est confié au détenteur de la carte et ne doit jamais être révélé, même à la direction de l'organisme. Chaque détenteur d'une carte d'atelier endosse la responsabilité des activités effectuées avec sa carte (article 9 de l'arrêté du 07/07/2004 et point 6.2 de la circulaire du 18/01/2005 2005)
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Un organisme agréé peut-il exercer une activité de service aux entreprises de transports, portant sur le service de téléchargement de données depuis des UEV et / ou des cartes ?
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Oui, sous réserve que cette activité ne présente pas d'incompatibilité avec les dispositions réglementaires applicables aux organismes agréés (arrêté du 07/07/2004 art 11). L'utilisation de la carte d'atelier pour une telle activité doit être déclarée dans le dossier d'agrément et des dispositions particulières de sécurité doivent être formalisées et mises en œuvre. (avant dernier alinéa de l'article 11 de l'arrêté et 6ème tiret de la liste des pièces de la demande prévues en annexe 1 à la circulaire du 18 janvier).
Il est également rappelé qu'il est interdit, même pour ce type d'activité, qu'un technicien confie sa carte et révèle son code personnel d'identification à une autre personne (2ème alinéa de l'article 9 de l'arrêté ). Une autre possibilité est que la carte d'entreprise soit confiée à l'organisme pour ces activités de service de téléchargement. Dans ce cas, bien entendu, les fichiers correspondants doivent être séparés des fichiers relatifs à l'activité agréée.
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Est-il possible pour un organisme de faire héberger des données téléchargées chez un autre prestataire (sous-traitance, incompatibilités…)
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La sous-traitance des opérations pour lesquelles un organisme a été agréé est interdite par l'article 6 de l'arrêté du 07/07/2004. Ceci s'applique y compris aux opérations réglementaires de téléchargement qu'il doit faire dans le cadre de son agrément.
Par contre, en ce qui concerne les activités de service de téléchargement de données, proposées à des entreprises de transport, non couvertes par l'agrément, aucune disposition réglementaire particulière de métrologie légale ne s'applique, sous réserve que cette activité de service ne porte pas préjudice aux dispositions de sécurité relatives aux données (article 11 de l'arrêté du 07/07/2004).
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Sur certains véhicules, le contrôle de l'intégrité de la liaison entre l'UEV et le capteur de mouvement, par substitution au moyen d'un câble de référence, est difficilement réalisable sans procéder à des démontages importants (boîte de vitesse, cabine, tableau de bord …). Dans certains cas, ce câble de liaison est serti sur le capteur de mouvement, rendant également son démontage impossible, bien qu'il soit accessible. Que doit faire l'organisme ?
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Si le câble n'est pas amovible du capteur de mouvement ou si la configuration de l'installation rend inapplicable l'usage du câble de référence, sans procéder à des démontages importants, le technicien doit, dans la mesure du possible, procéder à un examen visuel de l'intégrité de la liaison.
Dans tous les cas, une anomalie doit être relevée, sous les codes 41 lorsque seul un examen visuel de l'intégrité de la liaison a pu être totalement effectué et 42 lorsque l'examen d'intégrité n'a pas pu avoir lieu (ces codes complètent la liste de l'annexe V de la circulaire du 18/01/2005).
Cette situation n'empêche pas la réalisation de l'inspection prévue.
Il n'est pas acceptable que, pour des raisons de facilité ou de gain de temps, le contrôle de l'intégrité de la liaison entre l'UEV et le capteur soit abandonné. Les cas où même un contrôle visuel est impossible sont peu nombreux et doivent être justifiés. Les organismes qui délibérément ignorent ce contrôle s'exposent à des suspensions et à des retraits d'agrément.
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21 bis
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Que doit faire un organisme agréé qui constate l'absence du scellement du capteur sur le véhicule ou une atteinte à son intégrité ?
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L'organisme doit impérativement faire une inspection périodique au cours de laquelle il doit vérifier l'intégrité de la liaison et la correspondance entre le capteur de mouvement installé sur la boîte de vitesses du véhicule et celui qui est identifié dans la mémoire de l'UEV. L'anomalie correspondant à l'absence de scellement (31) doit être relevée et transmise sans délai à la DIRECCTE, même si le véhicule est présenté sur requête de contrôleurs des transports ou d'agents des forces de l'ordre.
A l'issue de l'inspection, l'organisme doit restaurer le scellement et y apposer sa marque d'identification. Dans le cas où l'inspection révèle un problème d'intégrité, la DIRECCTE doit être avertie sans délai (un dispositif frauduleux est peut être installé sur le véhicule). L'installation complète devra être remise en état.
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21 ter
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Lors du contrôle de l’intégrité de la liaison entre l’UEV et le capteur au moyen du câble de référence, à quel moment un organisme doit-il réaliser la rupture d’alimentation de l’UEV ?
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La rupture d’alimentation a pour but de forcer l’UEV à vérifier l’identification du capteur. Cette rupture d’alimentation et son rétablissement doivent être réalisés après la mise en place du câble de référence. Ce mode opératoire doit être intégré dans les procédures de chaque organisme.
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Que doit faire un organisme qui intervient sur un véhicule dont la première vérification après l'activation de l'UEV n'a pas été réalisée dans le délai de 14 jours suivant l'installation ou l'immatriculation du véhicule ? (marginal 248 de l'annexe IB).
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Sauf si une autre raison technique ou réglementaire l'en empêche, l'organisme doit effectuer l'opération d'installation ou d'inspection demandée, conformément aux dispositions réglementaires (notamment annexe III de la circulaire du 18/01/2005), et relever une anomalie (le code sera 14, en complément à la liste de l'annexe V de la circulaire du 18/01/2005).
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22 bis
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Un véhicule NEUF se présente auprès d'un organisme agréé, équipé d'un chronotachygraphe numérique NON ACTIVÉ . L'organisme peut-il accepter de prendre en charge ce véhicule ?
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Oui, mais sous réserve de faire une activation – installation – inspection complète (il ne peut pas faire l'activation seule sur la base de paramètres non mesurés).
Le fait qu'un chronotachygraphe numérique soit monté et non activé avant de quitter les locaux où il a été monté constitue une non-conformité aux dispositions du marginal 243 de l'annexe IB du règlement CEE 3821/85. Toutefois, ce cas peut se présenter si un État membre a autorisé le constructeur à ne pas activer les appareils de contrôle équipant certains véhicules.
L'organisme agréé doit relever une anomalie (code 61), puis il doit effectuer toutes les opérations prévues par l'annexe III de la circulaire du 18 janvier 2005 ("Liste des opérations à réaliser lors d'une installation complète"), y compris la pose de la plaquette d'installation.
Si le véhicule est dépourvu d'immatriculation, aucune donnée ne sera introduite dans l'UEV à cette rubrique (une anomalie supplémentaire - code 63 - devra être relevée).
Dans le cas où le véhicule est importé d'un pays qui n'est pas soumis à l'application du règlement CEE 3821/85, le chronotachygraphe numérique n'est pas activé (voire pas monté sur le véhicule), car le constructeur du véhicule ne dispose pas de carte d'atelier. L'organisme devra effectuer toutes les opérations d'installation et d'inspection et relever une anomalie (code 62).
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22 ter
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Un organisme peut-il introduire dans la mémoire d'une UEV une immatriculation qui n'appartient pas à une série définitive (W ou WW) ?
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Oui. La possibilité ou non d'utiliser un véhicule doté d'une telle immatriculation pour des activités de transport ne relève pas de la responsabilité des organismes agréés pour le chronotachygraphe numérique. Ils ne peuvent donc pas s'opposer à l'enregistrement d'une telle immatriculation dans l'UEV.
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22 quater
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Un véhicule (NEUF ou non) se présente auprès d'un organisme agréé, équipé d'un chronotachygraphe numérique ACTIVÉ. Le véhicule a fait l'objet d'une modification affectant sa chaîne tachymétrique, mais n'est pas encore immatriculé. L'organisme peut-il accepter de prendre en charge ce véhicule pour déterminer les paramètres métrologiques de l'installation et les enregistrer dans la mémoire de l'UEV ?
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L'organisme peut prendre en charge le véhicule, mais il ne peut se contenter de déterminer les valeurs des coefficients w et l pour les introduire dans la mémoire de l'UEV et régler le coefficient k.
L'organisme doit intervenir dans le cadre de son agrément. Il doit donc réaliser soit le premier étalonnage de l'appareil de contrôle sur le véhicule (si cette opération n'a pas encore été faite), soit faire une inspection périodique (si le premier étalonnage a déjà été fait). En aucun cas, il ne pourra faire une simple modification de paramètres sans faire la totalité des opérations requises (voir chapitre VI de l'annexe IB du règlement n° 3821/85 et l'annexe III de la circulaire du 18/01/2005). Les données mémorisées dans l'UEV font apparaître les références de l'organisme qui est intervenu sur l'instrument. Sa responsabilité est donc engagée.
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22 quinquies
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Un organisme agréé pour l'installation et l'inspection des chronotachygraphes numériques peut-il introduire dans une UEV, le numéro d'immatriculation du véhicule attribué dans le cadre du nouveau système d'immatriculation des véhicules (SIV), sans disposer du certificat d'immatriculation définitif correspondant ?
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Oui
La réglementation relative aux chronotachygraphes n'exige pas de disposer du certificat d'immatriculation pour renseigner ce paramètre.
Il ne serait pas acceptable, sous un tel prétexte, que l'organisme refuse d'introduire cette donnée dans l'UEV lors du premier étalonnage et qu'il contraigne ainsi le détenteur à retourner quelques jours plus tard auprès d'un organisme agréé pour faire cette opération, sur présentation du certificat d'immatriculation définitif (cette opération nécessitant obligatoirement la réalisation d'une inspection périodique - voir point 25 bis).
Il est préférable d’introduire l’immatriculation en suivant la forme fixée par la réglementation (c’est-à-dire avec les tirets).
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Quel emplacement est admissible pour l'apposition de la plaquette d'installation ?
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L'annexe IB (marginal 249) du règlement européen CEE 3821/85 et la circulaire du 18/01/2005 (point 10) prévoient que cette plaquette est apposée "sur, à l'intérieur ou à côté de l'appareil de contrôle". Lorsque l'organisme décide de placer cette plaquette "à côté" de l'appareil de contrôle, il doit choisir une partie inamovible du véhicule, dans un emplacement facilement visible sans démontage (solutions acceptables : "partie de la cabine telle que le montant de la portière du côté conducteur", "marchepied" - sous réserve que la plaquette soit protégée contre les destructions accidentelles …).
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23 bis
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Un organisme doit-il relever systématiquement une anomalie lorsqu'un véhicule qui lui est présenté est dépourvu de plaquette d'installation ?
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Oui, sauf s'il s'agit de la première inspection après installation sur un véhicule neuf (marginal 249 de l'annexe IB - la plaquette n'est exigée qu'après la réalisation de l'inspection).
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23 ter
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Un organisme peut-il apposer une plaquette d'installation dépourvue des champs à renseigner relatifs au dispositif adaptateur prévu par le règlement (CE) n° 68/2009, lorsque le véhicule n'en est pas équipé ?
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Il a été admis que, après le 24/07/2009 (date d'entrée en application du règlement (CE) n° 68/2009), il peut être toléré que les plaquettes d'installation apposées, répondent aux critères suivants :
- pour tous les véhicules soumis à l'installation d'un chronotachygraphe numérique : une plaquette unique conforme à celle définie par le marginal 250 de l'annexe IB modifiée ;
- ou, pour tous les véhicules dotés d'un chronotachygraphe numérique sans adaptateur (véhicules autres que ceux des catégories M1 ou N1) : une plaquette d'installation conforme aux dispositions du point 10 de la circulaire du 18/01/2005 (c'est à dire dépourvue des 4 champs additionnels relatifs à un dispositif adaptateur) ;
- ou, pour les véhicules des catégories M1 et N1 nécessitant l'usage d'un adaptateur, deux plaquettes d'installation, de même nature et apposées côte à côte :
- la première conforme au point 10 de la circulaire du 18/01/2005 ;
- la seconde comportant les 4 champs additionnels précités, ainsi que le numéro de série du véhicule, la date d'apposition et l'identification de l'organisme et de l'atelier qui a procédé à l'installation ou à l'inspection périodique du chronotachygraphe numérique et de son adaptateur.
Dans tous les cas, les exigences de scellement définies par l'annexe IB - marginal 251 - sont applicables aux plaquettes d'installation mentionnées ci-dessus. Les exigences de remplacement de la ou des plaquettes d'installation sont identiques à celles actuellement en vigueur.
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A quel moment une décision d'agrément complémentaire est-elle nécessaire ?
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Dès que des éléments du dossier d'agrément d'un organisme changent, celui-ci doit en avertir la DIRECCTE (arrêté du 31 décembre 2001 - art 40). Une nouvelle décision ou un complément est nécessaire dès qu'une des données figurant dans l'agrément est modifiée. Ceci est notamment applicable en ce qui concerne la liste des ateliers de l'organisme (art 14 de l'arrêté du 07/07/2004).
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Est-ce que les agents de l'État chargés du contrôle au titre de la réglementation relative aux transports (par exemple les représentants des forces de l'ordre et les contrôleurs des transport) peuvent pénétrer dans les locaux à accès restreint de l'organisme ?
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Ces agents doivent pouvoir avoir accès aux locaux de l'organisme, dans le cadre de leurs missions de contrôle et conformément aux dispositions législatives et réglementaires qui s’y rapportent.
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25 bis
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Un véhicule dont l'immatriculation a changé doit-il être présenté à un organisme agréé pour la mise à jour des paramètres de son UEV ?
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Oui. La mise à jour de l'immatriculation enregistrée dans la mémoire de l'UEV doit être faite. Lors de cette opération, une inspection périodique est obligatoirement réalisée (marginal 256 de l'annexe IB).
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Est-il possible, lors du remplacement du chronotachygraphe analogique par un appareil de contrôle numérique ("retrofit"), de maintenir l'ancien chronotachygraphe analogique pour n'utiliser que sa fonction d'indicateur de vitesse ?
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Le recours à ce type d'installation doit être limité aux cas où le chronotachygraphe dans sa totalité fait partie du tableau de bord, ou lorsqu'il intègre des fonctions du tableau de bord, non réglementées, qui ne peuvent être facilement restaurées.
Les conditions suivantes doivent alors être respectées :
- les fonctions "d'indication d'heure", de "totalisateur kilométrique" et d'alarme de l'ancien chronotachygraphe analogique doivent être inactivées ou une indication claire doit stipuler que ces fonctions et indications n'ont plus de valeur légale (seules celles du chronotachygraphe numérique font foi) ;
- la fonction d'enregistrement sur disque doit être désactivée (ou rendue définitivement inaccessible) ;
- les scellements de ce chronotachygraphe analogique peuvent être ôtés ;
- les signaux représentatifs du déplacement du véhicule, nécessaires pour l'indication de la vitesse, sont exclusivement issus du chronotachygraphe numérique nouvellement installé ;
- aucune information n'est délivrée par l'indicateur de vitesse aux
équipements du véhicule, tels que le limiteur de vitesse, le ou les calculateurs, le système anti-blocage de roues, ...
- l'étiquette d'identification, ainsi que les plaquettes d'installation et de vérification périodique du chronotachygraphe analogique doivent être ôtées.
Ces dispositions ne dispensent pas du respect de celles qui pourraient s'appliquer par ailleurs aux équipements d'un véhicule. En outre, elles ne sont pas applicables aux véhicules de transport de marchandises dangereuses.
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Lorsqu'une anomalie est relevée par un organisme agréé, doit-il également mentionner l'identification du précédent organisme qui est intervenu sur l'installation ?
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Oui. Cette exigence n'est pas explicitement mentionnée dans le chapitre 16 de la circulaire du 18/01/2005, mais ce type d'information est implicite dès lors que l'organisme doit identifier complètement l'installation (la marque du dernier organisme intervenant figure sur l'installation, sur la plaquette d'installation et dans certains des tickets imprimés).
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27 bis
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Les anomalies listées en annexe V de la circulaire du 18/01/2005 (complétées par celles mentionnées dans la présente FAQ) doivent-elles systématiquement et immédiatement être transmises à la DIRECCTE ?
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Le recul donné par plusieurs mois d'activité permet d'assouplir cette exigence. Les anomalies doivent toutes être relevées et renseignées. Le délai de traitement des anomalies est désormais fixé en fonction de leur importance :
- déclaration immédiate à la DIRECCTE :
- 11 si la plaquette a manifestement été déplacée ;
- 12 avec mention du précédent organisme intervenant ;
- 20 avec ajout d'indications sur la nature de l'anomalie ;
- 21 avec mention du précédent organisme intervenant et descriptif précis des éléments composant l'installation ;
- 22 avec mention du précédent organisme intervenant et descriptif de l'UEV ;
- 30 avec mention du précédent organisme intervenant et descriptif du capteur ;
- 31 avec mention du précédent organisme intervenant, sauf si le bris de scellement a pour origine avérée une intervention sur la boîte de vitesses ;
- 40 avec mention du précédent organisme intervenant et descriptif précis de l'anomalie ;
- n'ont plus à être immédiatement déclarées à la DIRECCTE, mais doivent être tenues à sa disposition :
- les autres anomalies listées dans la circulaire du 18/01/2005 et dans la présente FAQ.
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Un véhicule se présente auprès d'un organisme agréé pour une opération portant sur le chronotachygraphe numérique. Au cours de l'intervention, il apparaît que le numéro de série du véhicule imprimé sur le certificat d'immatriculation du véhicule diffère de celui insculpé sur son châssis. Que doit faire l'organisme agréé ?
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Le contrôle de la concordance entre les deux numéros, puis le traitement d'un éventuel écart ne relèvent en aucune manière des attributions de l'organisme agréé. Toutefois, le technicien qui a détecté un tel problème devrait en tenir compte :
1- lors de l'installation du chronotachygraphe (ou dans le cas d'une UEV non activée, subissant donc la première inspection), il est préférable d'introduire le n° gravé sur le châssis du véhicule (sauf si celui-ci présente des traces évidentes de manipulations auquel cas, l'organisme alerte sans délai la DIRECCTE) ;
2- lors d'une inspection périodique, le technicien s'assure que le numéro de série (VIN) qui est inscrit en mémoire dans l'UEV est conforme à celui qui est gravé sur le châssis ;
2.1 - si les numéros (châssis et UEV) correspondent, l'organisme ne modifie rien ; il signale l'écart au chauffeur ou au détenteur, il peut aussi relever une anomalie 50 ("Autres" en précisant son objet) ;
2.2 - si ces deux numéros diffèrent, le détenteur du véhicule (pas l'organisme agréé) doit prendre contact avec le représentant du constructeur du véhicule et avec la préfecture d'immatriculation, afin de lever le doute et de rendre cohérents le numéro de série du certificat d'immatriculation et le numéro gravé sur le châssis du véhicule ; un organisme agréé pourra ensuite modifier le numéro de série du véhicule mémorisé dans l'UEV ; cette opération nécessitera la réalisation d'une inspection périodique.
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Lors d'une installation complète faite sur un véhicule en service, ou lors d'un premier étalonnage sur un véhicule neuf, l'organisme agréé doit-il aussi réaliser une inspection périodique ?
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NON. Cela est contraire aux dispositions réglementaires et aux exigences de fonctionnement des UEV.
Sous réserve des dispositions du point 22 bis ci-dessus, il s'agit d'un premier étalonnage. Les opérations à réaliser dans ce cadre sont listées en annexe III de la circulaire du 18/01/2005. A l'issue de ce premier étalonnage, l'UEV enregistrera automatiquement le type d'opération réalisée (visible en codes 2 et 3 sur le ticket des données techniques). C'est au cours de ce premier étalonnage que les paramètres (w, k, l, immatriculation, …) doivent être actualisés. Une inspection périodique (mentionnée sous le code 4 dans le ticket des données techniques) n'a pas lieu d'être à ce moment du cycle de vie du chronotachygraphe numérique. Un tel enregistrement le jour de la réalisation du premier étalonnage, montrant un changement des paramètres après le premier étalonnage est anormal et peut révéler des opérations douteuses ou un manque de maîtrise du matériel et des exigences réglementaires.
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Lors de la réalisation d'un essai du limiteur de vitesse équipant le véhicule, faut-il réaliser une inspection périodique de l'installation ?
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NON. Un tel essai ne relève pas des dispositions de la réglementation relative à la métrologie légale.
Toutefois, il est possible que sa réalisation nécessite l'emploi d'une carte d'atelier (passage en mode diagnostic, par exemple). Dans ce cas, l'essai doit être effectué dans les conditions de sécurité prévues par le dossier déposé par l'organisme et couvertes par l'agrément délivré (art 11 de l'arrêté du 07/07/2004 et annexe I de la circulaire du 18/01/2005).
En aucun cas au cours de l'essai du limiteur de vitesse, le technicien ne doit sélectionner le menu "étalonnage" de l'UEV (ou ce qui en fait office, selon le type de l'instrument). Dans le cas contraire, une inspection périodique est enregistrée par l'UEV. Le technicien doit donc réaliser cette inspection périodique complète de l'appareil de contrôle.
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L'atelier qui modifie le réglage de l'horloge UTC de l'UEV d'une valeur de moins de 20 minutes doit-il néanmoins réaliser une inspection périodique (IP) ? La réponse est-elle applicable à tous les instruments en circulation ?
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Pour mémoire, le réglage de l'horloge UTC, lorsque celle-ci est décalée de moins de 20 minutes, n'est pas requis par la réglementation. Si l'horloge est fausse de plus de 20 minutes, le réglage et l'IP sont obligatoires (Règlement 3821/85 – annexe IB chap VI §4 et circulaire du 18/01/2005 Annexe III).
Toute intervention qui affecte l'une des valeurs de paramètres ou l'un des réglages accessibles uniquement au moyen d'une carte d'atelier et en mode étalonnage, peut déclencher automatiquement dans l'UEV l'enregistrement d'un bloc d'étalonnage (visualisable notamment dans le tirage des données techniques) comportant comme motif d'étalonnage un code "4", ce qui correspond à la réalisation d'une IP.
Ici, deux cas peuvent se présenter :
1) l'UEV enregistre automatiquement un code "4" à l'issue du réglage (de moins de 20 minutes) : dans ce cas, l'organisme (qui est identifié dans l'UEV par la carte d'atelier de son technicien) doit donc obligatoirement effectuer cette opération, faute de quoi il s'expose à des sanctions, pouvant aller jusqu'au retrait de son agrément et, en outre, il place de facto son client dans une situation illégale ;
2) l'UEV n'enregistre pas de code "4" à l'issue du réglage de l'horloge (de moins de 20 minutes) : réglementairement, l'organisme n'est pas tenu d'effectuer une IP, puisque celle-ci n'est pas enregistrée.
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32
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D'une manière générale, dans quel cas un technicien doit-il réaliser une IP, après avoir utilisé sa carte d'atelier sur un chronotachygraphe numérique ?
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Une IP doit être réalisée dans tous les cas listés dans le marginal 256 de l'annexe IB du règlement CEE n° 3821/85, ainsi que dans l'annexe III de la circulaire du 18/01/2005.
En outre, lorsqu'une intervention faite au moyen d'une carte d'atelier conduit, volontairement ou non, à l'enregistrement d'un bloc d'étalonnage (visualisable notamment dans le tirage des données techniques) comportant comme motif d'étalonnage un code "4" (correspondant à la réalisation d'une IP), une inspection périodique doit également être réalisée par l'organisme.
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32 bis
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Un technicien peut-il interrompre une intervention sur un chronotachygraphe numérique, afin de commencer une autre intervention sur un autre véhicule avant de reprendre le déroulement de la première à son point d'interruption ?
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Non.
Ce genre de pratique rend incomplets et douteux les enregistrements dans la mémoire des UEV concernées et dans les cartes utilisées. En cas de contrôle, cela conduit à la mise en cause de l'intégrité des instruments et à la suspicion de fraude de la part de l'utilisateur ou de l'organisme agréé qui est intervenu.
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Dans le déroulement des opérations d'installations et d'inspections périodiques pour lesquelles il est agréé, un organisme doit-il prendre en compte les dérogations réglementaires à l'utilisation du chronotachygraphe ?
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L'organisme n'a pas à s'interroger sur la nécessité ou non d'examiner ces dérogations.
En effet, il s'agit de dérogations fixées par l'article 3 (dérogations européennes) et par l'article 13 (dérogations nationales optionnelles) du règlement social (CE) n° 561/2006 (les dérogations issues du règlement social CEE/3820/85 n'ont plus d'effet).
Pour certains types de véhicules et pour certaines activités, les dérogations dispensent notamment les chauffeurs de l'obligation de respecter les dispositions relatives aux temps de travail et de repos. Les dispositions nationales dérogatoires sont fixées par le ministère en charge des transports (décret n° 2008-418 du 30 avril 2008) et leur mise en application relève de ses services (contrôleurs des transports) ; les organismes agréés ne doivent pas se substituer à eux.
Si un véhicule couvert par une dispense se présente pour une intervention sur son chronotachygraphe numérique, l'organisme ne doit intervenir que dans le cadre de son agrément. Il ne peut pas faire une intervention sans effectuer les interventions réglementaires prévues.
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33 bis
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A l'issue d'une intervention (1er étalonnage, installation complète, inspection périodique), lorsque le technicien imprime les 6 tickets requis, sa carte d'atelier doit-elle être présente dans l'un des lecteur de l'UEV ?
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OUI, sinon l'identification des intervenants sur l'installation n'est indiquée que partiellement sur les tickets.
En outre, il est rappelé que, dans la mesure où les activités effectuées pendant l'intervention ne sont enregistrées dans cette carte qu'au moment de son extraction, il est donc indispensable que la carte soit extraite puis ré - introduite avant de commencer l'édition des tickets.
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Que doit faire un organisme qui est sollicité pour remplacer une plaquette d'installation devenue illisible, avant l'échéance normale des deux ans de validité ?
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Si la plaquette d'installation est devenue illisible (lavage, vieillissement…) en moins de 2 années, cela signifie que le modèle de plaquette utilisé ne respecte pas les dispositions réglementaires, notamment le 3ème paragraphe du chapitre 10 de la circulaire du 18/01/2005. Celui-ci impose entre autres aux organismes que "..(la plaquette) soit adaptée à son usage…être capable de résister et de rester lisible pendant les 2 années suivant son apposition…".
L'organisme a la responsabilité du choix et de l'adaptation au besoin de la plaquette d'installation.
En conséquence, il n'est pas acceptable de procéder au remplacement d'une plaquette détériorée, autrement qu'en réalisant une nouvelle inspection périodique.
Toute autre solution à ce problème consistant en une apposition de plaquette neuve, sur la base des données enregistrées par l'organisme lors de l'inspection périodique précédente est interdite et constituerait une faute qui pourrait donner suite à une sanction. De même, la remise au transporteur de plusieurs exemplaires de la plaquette d'installation, dès la fin de l'IP (afin que l'utilisateur effectue le remplacement par lui même lors de la disparition des inscriptions) serait aussi considérée comme une faute et l'organisme pourrait être sanctionné.
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Lorsqu'un organisme est sollicité pour effectuer la mise à jour du logiciel contenu dans une UEV, doit-il réaliser systématiquement une IP ? Peut-il effectuer cette opération chez le détenteur du véhicule ?
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Les mises à jour de logiciels des UEV sont effectuées en application et dans les conditions prévues par la réglementation (version du logiciel couverte par un certificat d'homologation).
La mise à jour s'effectue sous la responsabilité du fabricant. Elle peut être déléguée à un organisme agréé, si le processus approuvé le prévoit et si la sécurité est assurée.
La mise à jour du logiciel ne modifie pas les données contenues dans la mémoire des UEV (données d'activité des conducteurs, données issues de l'étalonnage, données de sécurité).
En outre, la mise à jour du logiciel ne fait pas partie des opérations qui nécessitent la réalisation d'une inspection périodique (marginal 256 de l'annexe IB et annexe III de la circulaire du 18/01/2005).
Sauf si le fabricant de l'UEV le prévoit, il n'est pas nécessaire d'effectuer une IP à l'issue de la mise à jour du logiciel de l'UEV. L'usage de la carte d'atelier est indispensable. Conformément aux dispositions de l'article 10 de l'arrêté du 07/07/2004, la mise à jour du logiciel ne peut donc être effectuée que dans les locaux sécurisés de l'organisme et dans le respect des dispositions de confidentialité réglementaires.
La mise à jour du logiciel dans une UEV préalablement déposée par le détenteur n'est pas autorisée, considérant que cette dépose engendrera l'enregistrement d'un événement lié à la rupture de l'alimentation électrique, qui ne pourra pas être justifié.
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Un organisme procède au remplacement d'une UEV en panne, non couverte par la garantie de son fabricant. Si le propriétaire ne souhaite pas récupérer cette UEV, sa destruction peut-elle être envisagée ?
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L'article 11 de l'arrêté du 07/07/2004 ne le prévoit pas. Toutefois, si les autres exigences de l'article 11 sont respectées (téléchargement des données, archivage, stockage sécurisé…) il semble raisonnable de pouvoir procéder à la destruction de l'instrument, au plus tard un an après sa dépose.
Toutefois, la traçabilité de la destruction devra être garantie, notamment par l'organisme qui a procédé à la dépose et par l'entité qui procède à la destruction.
En outre, les exigences de sécurité (protection des données sensibles, confidentialité des données d'activité) devront être respectées au cours du processus de destruction.
La filière de destruction retenue ne devra pas porter préjudice aux dispositions réglementaires spécifiques relatives à la destruction et au recyclage des appareils électroniques.
Enfin, il ne pourra être procédé à la destruction d'une UEV avant l'échéance d'un an précitée , que si son propriétaire a donné son accord écrit. Cet accord doit être archivé par l'organisme et par le destructeur.
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Un atelier d'un réseau couvert par un agrément décide de rejoindre un autre réseau. Comment doivent être traitées les données et registres archivés ?
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Selon l'article 13 de l'arrêté du 07/07/2004, l'organisme est responsable de l'archivage. De ce fait, toutes les données archivées durant l'activité couverte par l'agrément du réseau initial doivent être restituées par l'atelier au RTS de ce réseau.
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Une carte est bloquée dans une UEV ; l'atelier agréé peut-il procéder à l'extraction de la carte et à sa restitution ?
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Pour des motifs réglementaires (notamment la définition "gg" de l'annexe IB du règlement 3821/85), ainsi que des motifs de sécurité et d'étendue des agréments des ateliers, il n'est pas autorisé à un organisme agréé pour l'installation et l'inspection des chronotachygraphes numériques d'ouvrir le boîtier d'une UEV, d'extraire la carte, de refermer cette UEV et de la remettre en service.
Toutefois, si une rupture puis une restauration d'alimentation électrique de l'UEV ne permet pas de débloquer la carte considérée, les actions qui suivent peuvent être entreprises par ces organismes, selon la marque de l'UEV considérée :
- ACTIA : l'UEV et la carte doivent être remplacées ; il n'est pas autorisé de procéder à l'ouverture de l'UEV en atelier.
- CONTINENTAL : si la rupture d'alimentation ne suffit pas à extraire la carte bloquée, il est alors possible à un organisme agréé pour l'installation et l'inspection périodique de procéder aux opérations prévues par la fiche service du fabricant (après bris du scellement du fabricant situé en face avant de l'UEV, retrait de la vis et dépose du capot de l'UEV, procéder au retrait de la carte). Aucune autre intervention ne doit être réalisée dans l'UEV et celle-ci doit être refermée, mais aucun scellement ne sera apposé en remplacement de celui qui a été ôté. Dans tous les cas où l'UEV a été ouverte et, considérant que la marque d'identification du fabricant sur le scellement brisé ne peut être restaurée à l'identique, cette UEV doit être remplacée. Elle ne doit pas être de nouveau installée.
- STONERIDGE : le déblocage d'une carte doit être fait en suivant les indications diffusées par le fabricant, sans ouverture du boîtier (perçage du boîtier, permettant l'accès à un dispositif de déblocage...) ; l'UEV doit ensuite être remplacée.
Dans tous les cas, les UEV retirées du service doivent être traitées conformément aux dispositions réglementaires (notamment chapitre 11 de la circulaire du 18/01/2005) ou être détruites (point 36 de la présente FAQ).
Dans tous les cas, la carte extraite ne doit être remise qu'à son détenteur identifié (dans le cas contraire, la carte doit être renvoyée à l'autorité qui a délivré la carte - en France : Chronoservices). Il est recommandé de suggérer au détenteur de faire vérifier l'état de sa carte. Dans le cas où la carte bloquée est du type conducteur ou atelier, il est également conseillé au technicien d'effectuer, dans la mesure du possible, l'impression du tirage quotidien des activités de conducteur issues de l'UEV (celles-ci n'étant pas enregistrées dans la carte qui a été bloquée) et de remettre ce tirage au détenteur de la carte.
L'organisme qui procède à une extraction de carte doit enregistrer cette action avec l'identification de la carte, du véhicule et de l'installation (UEV et capteur, par impression du ticket des données techniques, par exemple).
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